Réussir l'organisation de son WEI étudiant : nos conseils

Réussir l'organisation de son WEI étudiant : nos conseils

On pourrait penser que réussir l’organisation de son week-end d’intégration (ou WEI) est une promenade de santé. Or, dans les faits, la tâche peut s’avérer… un peu plus compliquée ! Les petits détails deviennent de véritables obstacles. Sauf si on apprend à les anticiper.

Notre compagnie spécialisée dans la personnalisation d’accessoires et textiles maîtrise ces enjeux. L’équipe de la Manufacture a eu maintes fois l’occasion de collaborer avec les organisateurs et les organisatrices de ces journées précieuses. Voici quelques conseils d’experts, élaborés par nos soins. Car parfois, la réussite (comme la déception) tient à trois fois rien.

Au gré de ce petit guide, découvrez aussi comment les vêtements personnalisés pour université ou BDE peuvent apporter une touche unique à l’événement. Les technologies d’impression numérique, parmi d’autres possibilités, signeront la magie de ces instants.

L’organisation : une clé de voûte pour que le week-end d’intégration académique soit un succès

Par définition, un week-end d’accueil universitaire rassemble de nombreux participants. Veillez à déterminer combien de personnes vivront les festivités afin de les accueillir dans de belles conditions. Si vous attendez un très grand nombre de personnes (genre toute une promo d'université), vous allez peut etre avoir besoin de renforts extérieurs pour assurer le bon déroulement et même certaines festivités de l'évènement. Au besoin, allez jeter un oeil à notre article qui explique comment trouver des partenariats pour associations et BDE.

Cette précaution (sachant qu’il faut toujours prévoir une marge d’imprécision) vous aidera à déterminer les grands points d’organisation. Parmi eux, relevons…

  • L’établissement d’un planning clair. Il aidera tous vos collaborateurs à se repérer.
  • Une réservation des lieux plusieurs semaines à l’avance.
  • La mise en place d’activités pertinentes et amusantes ; celles qui garantiront une intégration de qualité aux étudiants et étudiantes.

Commander des vêtements personnalisés pour un week-end d’intégration : une planification essentielle

Nos artisans et coordinateurs savent à quel point l’importance de l’anticipation s’applique à la commande des habits personnalisés… ne serait-ce que pour optimiser leur livraison !

Prévoir la distribution de t-shirts personnalisés, par exemple, est une superbe idée. On peut envisager l’intégration du logo de l’université ou de l'école sur chaque textile. Nos spécialistes vous guideront dans le choix des différentes coupes et tailles. Trop compliqué pour vous? Optez pour la casquette personnalisée université et BDE : pas de problème de taille, seulement de nombre.

Prudence : cette exactitude deviendra difficile à atteindre si la date approche dangereusement. Il vaut mieux réaliser vos révisions dès que le week-end est défini.

Assurer le bon déroulement d’un week-end d’intégration : la flexibilité compte aussi

Une erreur consisterait à vouloir tout contrôler, jusqu’au plus petit gobelet (écoresponsable…) disposé sur la table du déjeuner. Il y aura forcément des impondérables. Des annulations, des retards… Ainsi, votre organisation de ces journées d’accueil devra montrer une certaine flexibilité.

  • Prévoyez un peu plus de nourriture, par exemple, tant que vous évitez le gaspillage et ménagez la rentabilité globale.
  • Ne restez pas focalisé(e) sur un seul thème ou type d’animation. Songez aux profils variés qui rythmeront ce week-end riche en émotions. Vous évitez par là-même les déceptions – il serait dommage qu’un(e) étudiant(e) renonce à une partie du rendez-vous !
  • En ce qui concerne les objets personnalisés, prévoyez plusieurs couleurs, tailles… en outre pensez, évidemment, à distinguer les vêtements pour hommes et ceux pour femmes.

Vous l’aurez compris : réussir un week-end d’intégration étudiant, c’est se préparer sans chercher la perfection. Elle n’existe pas, et c’est ce qui fait le charme de cette première réunion. En espérant que vos apprenants soient pleinement motivés après cette grande étape !